Автоматизированный документооборот предприятия является одной из важнейших составляющих эффективного управления. Это предполагает, что предприятие переходит на одну общую программу, при использовании которой, во-первых, значительно снижается риск ошибок при работе с документами всех видов, которые нередко возникают при традиционной «бумажной» работе. Кроме того, значительно сокращается время на поиск необходимых документов, а также их оформление и прием, соответственно, повышается эффективность работы персонала, ответственного за данную сферу. Причем автоматизация позволяет быстро и корректно осуществлять управление несколькими потоками документов одновременно, а также помогает правильно организовать финансовый учет. В том случае, если документооборот ведется традиционным способом, то не исключены задержки с оформлением нужных бумаг, соответственно, с поставками и прочим, что может привести ко временной остановке работы предприятия на определенном участке, не говоря уже о том, что репутация его в глазах партнеров очень сильно упадет.

Автоматизированный документооборот предполагает наличие реестра всех необходимых бумаг предприятия, а затем для каждого из них просчитывается индивидуальная схема с момента его создания до архивирования. Это существенно упрощает работу. Кроме того, при наличии подобной программы полностью исключается дублирование документов, которое, собственно и приводит нередко к путанице. Также при автоматизации документооборота предприятия создаются общие темы, которые объединяют несколько документов, соответственно, существенно сокращается время на поиск необходимого, поскольку закупочные накладные, например, уже не окажутся в папке сведений о контрагентах.

Автоматизированный документооборот позволяет оптимизировать делопроизводство на предприятии в целом. Ведь при нем каждый документ будет находиться в одной базе данных, а необходимые сведения, и, в частности, реквизиты контрагентов, будут заполняться автоматически. Кроме того, автоматизация документооборота и делопроизводства позволит оптимизировать работу с филиалами, а также другими регионами.